Tutoriel vidéo Gestimum gestion commerciale – l’inventaire
Cette vidéo réalisée par Venbonde – expert en système d’information – pour l’éditeur de gestion Gestimum présente comment réaliser simplement un inventaire.
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Gestimum gestion commerciale – L’inventaire : Transcription vidéo.
Tout d’abord avant de réaliser un inventaire sur un dépôt donné, il faut effectuer, au préalable, une sauvegarde de la base de données.
Tous les dépôts sont consultables dans le menu Société.
L’inventaire s’effectue en 3 étapes :
– La préparation de l’inventaire par dépôt.
– La constatation des quantités en stocks et l’adaptation des prix de revient article par article dans les documents d’inventaire,
– enfin la validation de l’inventaire par dépôt.
Préparation de l’inventaire
Ainsi, l’inventaire complet constate un stock physique pour la totalité de vos articles en un traitement unique.
L’inventaire tournant consiste à inventorier des articles ciblés plusieurs fois dans l’année pour suivre au plus près les stocks concernés.
Complet :
La validation d’un inventaire complet génère un mouvement d’inventaire de type Comptabilisés, consultable à partir du menu Stock « Mouvements de stock » et met à jour le stock Inventaire.
L’application met également à jour les lignes de mouvements dans la fiche des articles et du dépôt.
Tournant :
L’inventaire tournant ne supprime pas les mouvements d’entrées et de sorties antérieurs.
L’application génère une pièce d’écart de stock dans laquelle elle enregistre tous les écarts constatés entre le stock actuel et le stock inventorié.
Il est nécessaire de réaliser un premier inventaire complet avant de pouvoir générer un inventaire tournant.
Accéder au menu Stock, Préparer l’inventaire,
Sélectionnez le dépôt à inventorier, cliquez sur le bouton « Nouvel »,
Indiquez la date de l’inventaire et le type d’inventaire complet ou tournant. Dans cet exemple, nous conservons l’inventaire complet.
Attention, la date d’inventaire est importante, après validation de l’inventaire complet il ne sera plus possible de faire des mouvements de stock à une date antérieure.
Documents d’inventaire
Nous venons de préparer notre inventaire complet et souhaitons indiquer les quantités en stocks.
Trois options sont possibles pour saisir vos lignes d’inventaire :
– La saisie manuelle des lignes d’inventaires,
– La génération automatique des lignes selon une sélection d’articles et un tri des lignes,
– et plus habituellement l’importation des articles depuis un fichier texte.
Le paramétrage de celui-ci s’effectue dans le menu Société Préférences Utilisateur – onglet Import.
Après import, vous constatez bien les quantités attendues en stock, les quantités inventoriées et les écarts.
Il est toujours possible d’adapter les quantités inventoriées et les prix de revient tant que la validation n’est pas effectuée.
Néanmoins, les documents d’inventaire sont limités à 5 000 lignes, mais vous pouvez créer autant de documents d’inventaire que vous souhaitez.
Les quantités seront cumulées lors de la validation pour les articles indiqués dans plusieurs documents.
Validation de l’inventaire
Par ailleurs, après avoir importé vos articles et vérifié les informations, vous pouvez valider l’inventaire ;
Les stocks seront automatiquement remis à zéro lors de la validation pour tous les articles non indiqués dans le document d’inventaire. Si vous souhaitez conserver ces articles, il est indispensable de les insérer dans votre document avec la quantité inventoriée égal à la quantité en stock.
Impression des documents de stocks
Pour finir, il est possible d’imprimer ou d’exporter les documents d’inventaire à partir du Menu Impression.
POINTS IMPORTANTS DES ETAPES D’INVENTAIRES
– Avoir reçu une formation dispensée par un intégrateur agréé GESTIMUM,
– Le choix de la date d’inventaire est très important ; après la validation de l’inventaire complet, il n’est plus possible de faire des mouvements de stock à une date antérieure, ni de modifier les documents existants jusqu’à cette date,
– Faire une sauvegarde avant la préparation et avant la validation de chaque inventaire,
– Etre seul connecté sur la base de données lors de la validation de l’inventaire.
Pour découvrir comment cette richesse fonctionnelle va s’adapter à votre PME, n’hésitez pas, contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information
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