Facture de vente : Mentions obligatoires à compter du 1er octobre 2019

Factures de ventes : Mentions obligatoires à compter du 1er octobre 2019 !

Vos modèles d’édition sont-ils à jour ?

À compter du 1er octobre 2019 deux nouvelles mentions devront figurer sur les factures :

• l’adresse de facturation si elle est différente de celle de livraison
• le numéro du bon de commande s’il a été préalablement émis par l’acheteur

La forme de la facture

Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligation concernant la forme :

• être rédigée en langue française
• être établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client
• comporter un certain nombre d’indications détaillées

Factures dans une monnaie et langue étrangères

Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions  :

• facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise se fasse en euros.
• rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l’Administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle).

Factures : les mentions obligatoires

• La date de la facture : Date à laquelle la facture est émise.
• Le numéro de la facture : Numéro unique pour chaque facture et basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.
• La date de la vente ou de la prestation de service : Date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.
• L’identité du vendeur ou du prestataire de services : Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), numéro de Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
• L’identité de l’acheteur ou du client : Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier),adresse de facturation si différente, adresse de livraison.
• Numéro du bon de commande : Lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.
• Numéro d’identification à la TVA : Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement ci dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.
• La désignation et le décompte des produits et services rendus : Nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d’oeuvre pour les prestations.
• Dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais éventuels.
• Le prix catalogue : Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
• Le taux de TVA légalement applicable : Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
• Réduction de prix : Rabais, ristourne, remise à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
• Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• Concernant le paiement : La date ou délai de paiement, les taux de pénalités en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €).

Factures : les mentions particulières

D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

• Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
• Le vendeur a un régime de franchise de TVA : Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
• Le sous traitant ne déclare plus la TVA c’est L’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) : Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
• Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire : Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.

Factures électroniques

La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les PME, et le sera bientôt pour les TPE à partir du 1er janvier 2020.

Pour utiliser la facturation électronique, vous devez créer un compte sur la plateforme Chorus Pro afin d’adresser vos demandes de paiement aux entités de la sphère publique dont vous avez remporté le marché.

Chorus Pro permet d’avoir accès aux fonctionnalités suivantes :

• dépôt ou saisie d’une facture
• suivi du traitement de ses factures
• ajout de pièces complémentaires nécessaires au traitement de sa facture
• consultation des engagements émis par les services de l’État.

Factures : délais de conservation

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

Factures : nouvelles sanctions

Les sanctions pour infraction aux règles de facturation sont renforcées par l’instauration d’une amende dorénavant de nature administrative. Les amendes encourues iront de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.

Source : Le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics – septembre 2019

Vous souhaitez faire évoluer vos modèles de documents ou créer des tableaux de bord ? contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information.